As of February 1, 2021, the Electronic Building ID/ Independent Divided Property Electronic ID  will no longer be optional and its use will become compulsory.

Digitally, via the TEE platform, with theElectronic ID, all old and new, public and private buildings will be registered transparently in an online daily surveillance and information system.

Electronic Building ID

It is the complete electronic file of a building/ an independent divided property or of an unbuilt lot/plot which includes all the information such as its building permit, the energy efficiency certificate, the layout plans, the table of ownership percentages, the building inspection certificate, declarations that the building is subject to laws which postpone the imposition of fines on illegal buildings etc.

Electronic Record

This contains information pertaining to: the Electronic Building ID/ Independent Divided Property Electronic ID, the owners of the project, the authorized engineers, the inspection certificates and the certificate of completeness. All the property entries appear in the search of the Electronic Building ID Records, irrespective of their processing stage.

The procedure

The procedure for the registration must be handled by an engineer, who is responsible and must verify the facts that are declared and mentioned in the documents which are submitted by the concerned citizen. The registration of the Electronic Building ID or the Independent Divided Property Electronic ID consists of two main steps:

1. The registration of the lot/plot and
2. The registration of the properties

Extract of Building ID/Divided Property ID

Once all the required information regarding the lot/plot and the property is registered, the authorized engineer issues the Extract of Building ID/ Independent Divided Building ID which bears a Building ID/ Independent Divided Building ID unique code and authenticity key. Essentially, the Extract is a print of the technical file of the property with all its information.

Certificate of Completeness of Building ID/ Divided Property ID

Following the issuance of the extract, the authorized engineer applies for the issuance of a Certificate of Completeness of Building ID/ Divided Property ID. Thus, the Certificate of Completeness contains the “summary” of the information in the Extract as well as the attestation of the engineer that the property has or does not have illegal constructions or whether the latter have been settled.

Note that the Certificate of Completeness of Building ID/ Independent Divided Property ID is issued for each property which is subject to a transfer. In properties which consist of divided properties, the Building ID of the whole property, is the sum of the Extracts of all the independent properties and the common spaces. It is valid for 2 months from its date of issue, which coincides with the inspection date. The Certificate of Completeness of Building ID/ Divided Property ID has a unique number and an authenticity key. Essentially, the Certificate of Completeness is the document which will be used in all legal acts which are stipulated in the relevant laws.

Documentation for the Buildings

The registration of the Electronic Building ID must be accompanied by the documentation mentioned in Law 4495 and more specifically:

• The stubs of the Building Permits, Structure Permits and other acts for the execution of building work, with their revisions and updates,
• Declarations that the buildings are subject to laws which postpone the imposition of fines on illegal buildings,
• The plans which accompany the acts and depict the property, namely floor plans, specific sections and side views, as well as the Accessibility Study for people with disabilities and barriered people, if required,
• The Report of Structural Vulnerability of Illegal Constructions (DE.DO.TA), the technical report regarding the structural inspection and/or the structural efficiency study, if required pursuant to the laws on illegal constructions,
• The energy efficiency certificate of the buildings or parts of it,
• The building inspection certificate, if one has been issued,
• The ownership percentage table, if the Building ID concerns independent divided properties or common spaces,
• The expense distribution study of the building is applicable.

The following are obliged to have an Electronic Building ID:

1) All new buildings and divided properties for which new building permits are issued, as well as

2) Older buildings when they are transferred.

3) Illegal buildings for the completion of the declarations.

For the submission of the Electronic Building ID, pursuant to Law 4495/2017, older buildings are divided into two categories:

Category 1:

• Buildings which belong to the State, the Self-Administration Organizations and the Public Law Legal Persons and buildings which are used by their agencies.
• Buildings for public gatherings (theaters, cinemas, event halls, conference centers, exhibition centers), including libraries, museums, sports installations, public transport transfer stations.
• Gas stations, body shops and car washes.
• Tourist accommodation buildings of over 300 square meters
• Public and private preschool, primary, secondary and tertiary education buildings.
• Hospitals, medical centers, clinics, centers for the provision of healthcare and mental health services, kindergartens, boarding schools, nursing homes, chronic care institutions, institutions for persons with disabilities.
• Prisons and special youth detention centers.

Note: For the above category 1 buildings, there is a 5-year time limit to register the Electronic Building ID.

Category 2:

All other buildings and independent divided properties, whatever their purpose, fall under this category.

For these buildings, the registration must be made when the building or independent divided property is transferred and the relevant declaration must be affixed to the contract.

In all of the above cases, the Electronic Building ID must be updated after any intervention or amendment to the building/ horizontal or vertical divided ownership, for which a building permit is required or small-scale works must be approved by a public authority. This ensures that the Electronic Records are continuously, timely and validly updated.

Authorized users of the information system

The information system can be used by:

• Authorized engineers
• The competent public services in the framework of their duties and the clerks who are involved in such procedures.

It should be noted that the owners will be able to print exact copies of the Extract and of the information which accompany it.

Lastly, all the attestations of engineers pursuant to Law 4495 with an inspection date up to 31.1.2021 may be used until they expire, without the obligation to register any information regarding the Building ID/ Divided Property ID.

If false information is declared, apart from the criminal sanctions, a fine of 2,000 to 20,000 Euro is stipulated, depending on the surface area which has not been mentioned in the Electronic Building ID. The sanction amount can be doubled if more violations are detected and if they concern construction work on traditional settlements, areas of outstanding natural beauty and protected sites.

Be reminded that for illegal constructions of Category 1 to 4, the settlement procedure will continue until March 31, 2026. However, after September 20, 2020, the amounts for the settlement are higher by 20% for the first year of delay, while for each additional year the amount will increase.

Ηλεκτρονική Ταυτότητα Κτηρίου: Βήμα - βήμα η διαδικασία και τα δικαιολογητικά

Από την 1η Φεβρουαρίου 2021 η Ηλεκτρονική Ταυτότητα Κτηρίου/Αυτοτελούς Διηρημένης Ιδιοκτησίας παύει την προαιρετική-πιλοτική της λειτουργία και τίθεται σε ισχύ ως υποχρεωτική.

Ψηφιακά, μέσω της πλατφόρμας του ΤΕΕ, με την Ηλεκτρονική Ταυτότητα, πλέον γίνεται πράξη η καταγραφή όλων των κτηρίων -παλαιών και νέων, δημόσιων και ιδιωτικών- με όρους διαφάνειας σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα καθημερινής παρακολούθησης και ενημέρωσης.

Ηλεκτρονική Ταυτότητα Κτηρίου

Είναι ο πλήρης ηλεκτρονικός φάκελος ενός κτιρίου/μιας αυτοτελούς διηρημένης ιδιοκτησίας ή ενός αδόμητου οικοπέδου/γηπέδου και περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες όπως η οικοδομική του άδεια, το πιστοποιητικό ενεργειακής απόδοσης, τα σχέδια κατόψεων, ο πίνακας χιλιοστών, το πιστοποιητικό ελέγχου κατασκευής, δηλώσεις υπαγωγής σε νόμους αναστολής επιβολής κυρώσεων επί αυθαιρέτων κ.λπ.

Ηλεκτρονικό Μητρώο

Σε αυτό τηρούνται τα στοιχεία σχετικά με: την Ηλεκτρονική Ταυτότητα Κτηρίου/Αυτοτελούς Διηρημένης Ιδιοκτησίας, τους κυρίους του έργου, τους εξουσιοδοτημένους μηχανικούς, τα πιστοποιητικά ελέγχου και το πιστοποιητικό πληρότητας. Όλες οι καταχωρίσεις ιδιοκτησιών εμφανίζονται στην αναζήτηση του Ηλεκτρονικού Μητρώου Ταυτότητας Κτιρίου, ανεξαρτήτως σταδίου επεξεργασίας.

Η διαδικασία

Τη διαδικασία συμπλήρωσης αναλαμβάνει υποχρεωτικά μηχανικός, με την ευθύνη και τον έλεγχο για όσα δηλώνονται και αναφέρονται στα έγγραφα που του παραδίδει ο ενδιαφερόμενος πολίτης. Η καταχώριση Ηλεκτρονικής Ταυτότητας Κτιρίου ή Ηλεκτρονικής Ταυτότητας Αυτοτελούς Διηρημένης Ιδιοκτησίας υλοποιείται σε 2 βασικά βήματα:

1. Την καταχώριση Οικοπέδου/ Γηπέδου και
2. Την καταχώριση Ιδιοκτησιών

Απόσπασμα Ταυτότητας Κτηρίου/Διηρημένης Ιδιοκτησίας

Μετά την καταχώριση όλων των απαιτούμενων στοιχείων τόσο για το οικόπεδο/γήπεδο όσο και την ιδιοκτησία, ο εξουσιοδοτημένος μηχανικός εκδίδει το Απόσπασμα Ταυτότητας Κτιρίου / Αυτοτελούς Διηρημένης Ιδιοκτησίας που φέρει μοναδικό κωδικό Ταυτότητας Κτιρίου/Διηρημένης Ιδιοκτησίας και κλειδί γνησιότητας. Ουσιαστικά το Απόσπασμα είναι η αποτύπωση του τεχνικού φακέλου του ακινήτου με το σύνολο των στοιχείων του.

Πιστοποιητικό Πληρότητας Ταυτότητας Κτηρίου/Διηρημένης Ιδιοκτησίας

Σε συνέχεια του Αποσπάσματος, ο εξουσιοδοτημένος μηχανικός αιτείται την έκδοση του Πιστοποιητικού Πληρότητας Ταυτότητας Κτιρίου /Διηρημένης Ιδιοκτησίας. Έτσι, το Πιστοποιητικό Πληρότητας περιλαμβάνει την «περίληψη» των στοιχείων του Αποσπάσματος καθώς και τη βεβαίωση του μηχανικού ότι το ακίνητο έχει ή δεν έχει αυθαιρεσίες ή αν αυτές έχουν τακτοποιηθεί.

Διευκρινίζεται ότι το Πιστοποιητικό Πληρότητας Ταυτότητας Κτιρίου/Αυτοτελούς Διηρημένης Ιδιοκτησίας εκδίδεται ανά ιδιοκτησία, που αποτελεί αντικείμενο μεταβίβασης. Σε ακίνητα με σύσταση διηρημένων ιδιοκτησιών, για παράδειγμα πολυκατοικίες, η Ταυτότητα Κτιρίου συνολικά του ακινήτου, προκύπτει ως το σύνολο των Αποσπασμάτων όλων των αυτοτελών ιδιοκτησιών και των κοινόχρηστων χώρων. Η διάρκεια ισχύος του είναι 2 μήνες από την ημερομηνία έκδοσης, η οποία ταυτίζεται με την ημερομηνία αυτοψίας. Το Πιστοποιητικό Πληρότητας Ταυτότητας Κτιρίου/Διηρημένης Ιδιοκτησίας, φέρει μοναδικό αριθμό και λαμβάνει κλειδί γνησιότητας. Ουσιαστικά το Πιστοποιητικό Πληρότητας αποτελεί το έγγραφο που θα χρησιμοποιείται σε όλες τις δικαιοπραξίες που προβλέπει η σχετική νομοθεσία.

Δικαιολογητικά για τα κτήρια

Η καταχώριση στην Ηλεκτρονική Ταυτότητα Κτηρίου συνοδεύεται από τα δικαιολογητικά που αναφέρει ο ν. 4495 και συγκεκριμένα:

• τα στελέχη των Οικοδομικών Αδειών, Αδειών Δόμησης και λοιπών πράξεων εκτέλεσης οικοδομικών εργασιών, με τις αναθεωρήσεις και ενημερώσεις τους
• τις δηλώσεις υπαγωγής σε νόμους αναστολής επιβολής κυρώσεων επί αυθαιρέτων
• τα σχέδια που συνοδεύουν τις πράξεις και αποτυπώνουν την ιδιοκτησία, δηλαδή κατόψεις των ορόφων που καταλαμβάνει, χαρακτηριστικές τομές και όψεις, καθώς και τη μελέτη προσβασιμότητας ΑμεΑ και εμποδιζόμενων ατόμων, εφόσον απαιτείται
• το ΔΕ.ΔΟ.Τ.Α. (Δελτίο Δομικής Τρωτότητας Αυθαιρέτου), την Τεχνική έκθεση στατικού ελέγχου ή/και τη μελέτη στατικής επάρκειας, εφόσον απαιτείται σύμφωνα με τους νόμους περί αυθαιρέτων,
• το πιστοποιητικό ενεργειακής απόδοσης του κτηρίου ή τμημάτων αυτού
• το πιστοποιητικό ελέγχου κατασκευής, εφόσον έχει εκδοθεί
• τον πίνακα χιλιοστών, εφόσον η Ταυτότητα Ιδιοκτησίας αφορά αυτοτελή διηρημένη ιδιοκτησία ή κοινόχρηστους χώρους
• τη μελέτη κατανομής δαπανών του κτηρίου, εφόσον υπάρχει.

Υποχρέωση για Ηλεκτρονική Ταυτότητα Κτηρίου έχουν:

1) Όλα τα νέα κτήρια και διηρημένες ιδιοκτησίες για τα οποία εκδίδονται νέες οικοδομικές άδειες, καθώς και

2) Τα παλαιότερα κτήρια κατά τη στιγμή της μεταβίβασής τους.

3) Τα αυθαίρετα για την περαίωση των δηλώσεων.

Για την υποβολή της Ηλεκτρονικής Ταυτότητας Κτηρίου, βάσει του Ν.4495/2017, τα παλαιότερα κτίρια διακρίνονται σε δύο κατηγορίες:

Κατηγορία 1η

• Κτήρια που ανήκουν στο Δημόσιο, στους ΟΤΑ και στα ΝΠΔΔ και κτίρια που στεγάζουν υπηρεσίες αυτών
• Κτήρια συνάθροισης κοινού (θέατρα, κινηματογράφοι, αίθουσες εκδηλώσεων, συνεδριακά κέντρα, κτίρια εκθέσεων), συμπεριλαμβανομένων βιβλιοθηκών, μουσείων, αθλητικών εγκαταστάσεων, σταθμών μετεπιβίβασης ΜΜΜ
• Πρατήρια υγρών καυσίμων, συνεργεία ή πλυντήρια αυτοκινήτων
• Τουριστικά καταλύματα άνω των 300 τ.μ.
• Δημόσια και ιδιωτικά κτίρια προσχολικής, πρωτοβάθμιας, δευτεροβάθμιας και τριτοβάθμιας εκπαίδευσης
• Νοσοκομεία, ιατρικά κέντρα, κλινικές, κέντρα παροχής υπηρεσιών υγείας και ψυχικής υγείας, βρεφοκομεία, παιδικοί-βρεφονηπιακοί σταθμοί, οικοτροφεία, οίκοι ευγηρίας, ιδρύματα χρονίως πασχόντων, ιδρύματα ατόμων με αναπηρία
• Καταστήματα κράτησης και ειδικά καταστήματα κράτησης νέων

Σημείωση: Για τα προαναφερόμενα κτίρια της 1ης Κατηγορίας υπάρχει περιθώριο 5 ετών για την καταχώριση της Ηλεκτρονικής Ταυτότητας Κτιρίου.

Κατηγορία 2η

Στην κατηγορία αυτή υπάγονται όλα τα υπόλοιπα κτήρια και οι αυτοτελείς διηρημένες ιδιοκτησίες ανεξαρτήτως χρήσης.

Για αυτά τα κτήρια η υποβολή γίνεται κατά τη μεταβίβαση του κτηρίου ή της αυτοτελούς διηρημένης ιδιοκτησίας και η σχετική δήλωση προσαρτάται υποχρεωτικά στο συμβόλαιο.

Σε όλες τις προαναφερόμενες περιπτώσεις υφίσταται υποχρέωση ενημέρωσης της Ηλεκτρονικής Ταυτότητας Κτιρίου ύστερα από οποιαδήποτε εργασία παρέμβασης ή τροποποίησης στο κτίριο / οριζόντια ή κάθετη διηρημένη ιδιοκτησία, για την οποία απαιτείται οικοδομική άδεια ή έγκριση εργασιών μικρής κλίμακας από δημόσια αρχή. Αυτό διασφαλίζει τη συνεχή, έγκαιρη και έγκυρη ενημέρωση του Ηλεκτρονικού Μητρώου.

Εξουσιοδοτημένοι χρήστες του πληροφοριακού συστήματος

Ως χρήστες του πληροφοριακού συστήματος ορίζονται:

• Οι εξουσιοδοτημένοι μηχανικοί
• Οι αρμόδιες δημόσιες υπηρεσίες στο πλαίσιο των καθηκόντων τους και οι εμπλεκόμενοι με τις σχετικές διαδικασίες υπάλληλοι των φορέων αυτών.

Σημειώνεται ότι οι ιδιοκτήτες θα έχουν τη δυνατότητα να εκτυπώνουν ακριβή αντίγραφα του Αποσπάσματος καθώς και των στοιχείων που το συνοδεύουν.

Τέλος, τονίζεται ότι όλες οι βεβαιώσεις μηχανικού του Ν.4495 με ημερομηνία αυτοψίας έως και 31.1.2021 δύνανται να χρησιμοποιηθούν μέχρι τη λήξη ισχύος τους, χωρίς υποχρέωση καταχώρισης στοιχείων Ταυτότητας Κτιρίου / Διηρημένης Ιδιοκτησίας.

Σε περίπτωση που διαπιστωθεί δήλωση ψευδών στοιχείων, εκτός των ποινικών κυρώσεων, προβλέπεται πρόστιμο, το ύψος του οποίου κυμαίνεται από 2.000 έως 20.000 ευρώ, ανάλογα με την επιφάνεια που δεν έχει αποτυπωθεί στην Ηλεκτρονική Ταυτότητα Κτηρίου. Τα όρια των κυρώσεων διπλασιάζονται, εάν υπάρξει υποτροπή των παραβάσεων και εάν αυτές αφορούν σε οικοδομικές εργασίες σε παραδοσιακούς οικισμούς, περιοχές ιδιαίτερου φυσικού κάλλους και προστατευόμενες περιοχές.

Υπενθυμίζεται ότι για τα αυθαίρετα των Κατηγοριών 1 έως 4 η διαδικασία της τακτοποίησης συνεχίζεται μέχρι την 31η Μαρτίου 2026. Ωστόσο μετά την 30ή Σεπτεμβρίου 2020 καταβάλλονται προσαυξημένα ποσά τακτοποίησης. Το ύψος της προσαύξησης είναι 20% για το πρώτο έτος καθυστέρησης, ενώ για κάθε επιπλέον έτος καθυστέρησης το ποσοστό αυξάνεται.